COLUMN: FINANCIEEL BELEID EN MEERJARENPLAN VAN CLUBS VAAK NIET OP ORDE

Voordat de website TTNieuws uit de lucht ging schreef ik al diverse columns over het wel en wee van clubs. Met name over hoe de clubs er financieel voorstaan. Eens te meer gaat deze crisis duidelijk maken welke clubs het gaan overleven, dus hun huishoudboekje op orde hebben en welke niet. Hieronder een opsomming van inkomsten die diverse clubs hebben:

• Contributie
• Bar
• Sponsors
• Reclame borden
• vrijwilligerswerk
• donaties
• ledenacties

Dit zijn zomaar enkele opsommingen waarvan eigenlijk de enige zekere factor contributie is van de leden die de clubs nog over hebben. Een hele belangrijke vraag is nu, wat blijft er van bovenstaande inkomsten na de Corona crisis nog over?

Zijn mijn sponsoren failliet?, worden de reclameborden nog betaald?, hebben de leden nog geld voor een drankje aan de bar?, houden we nog donateurs over?, houden leden nog tijd over voor vrijwilligerswerk?.

Een club die jaren lang een verantwoorde boekhouding voert heeft eigenlijk maar 1 ding nodig. Voldoende leden en een daarbij behorende passende contributie met een lange termijn visie. Maar wat is dan een passende contributie en hoe bereken je dat?

Je moet als club een visie voor lange termijn hebben, deze ontbreekt echter bij 90 procent van alle clubs in Nederland. Ik kom al jaren bij heel veel clubs en eigenlijk zie ik nooit verandering. Clubs met uitsluitend afdelingsniveau blijven dat spelen zonder enige ambitie en clubs die meedraaien in de eredivisie blijven maar geld in hun eerste teams pompen zonder er rendement uit te halen. Verder zijn de accommodaties vaak oud en slecht onderhouden, afgezien een aantal clubs die met gemeentehulp zijn gered.

Maar hoe hou je de club dan levend?

Allereerst moet je accommodatie in orde zijn. Met een goed onderhouden pand ben je toekomst bestendig. Reserveer hiervoor geld op je balans en zorg voor goed schilderwerk. Zo voorkom je dat je straks grotere kosten krijgt die je niet kan betalen. Daarnaast is je pand representatiever voor nieuwe en bestaande leden en willen mensen graag komen op de club. Goede kleedkamers, toiletten en een hygiënische keuken zijn daarnaast ook prioriteit. De bar en de kantine moet fris en gezellig zijn. De barvrijwilligers moeten daarnaast goede instructies hebben over hoe een bar gerund moet worden. Het tappen van een biertje of het schoonhouden van de frituurpan laat nog wel eens te wensen over. Doorgaans slaat je biertje meteen dood vanwege vette glazen. Je wil dan snel naar huis. Bier uit fles is natuurlijk een oplossing, maar dat drinkt toch minder en geeft soms het gevoel op een camping te zijn. Een biertap cursus en een wijnproeverij vinden mensen altijd leuk en het is leerzaam. Combineer dit met instructies over algemene hygiene.

Als tweede zijn de jeugdleden de toekomst voor de club, dus als deze het naar hun zin hebben hoef je in de toekomst geen geld te investeren in werving etc. Kinderen nemen automatisch vriendjes en vriendinnetjes mee. Je moet dan natuurlijk wel activiteiten ontplooien voor de kinderen. Ook hier laten veel clubs het liggen, met als excuus dat er geen geld is of geen vrijwilligers zijn. Het 1 is natuurlijk altijd het gevolg van het ander. Schrijf de kinderen tijdig in voor toernooien en betrek de ouders erbij. Leer de ouders bijvoorbeeld de spelregels, zodat ze meer beleving krijgen bij de sport. Eerder op deze site was er al een stukje over het spelregelbewijs, dit is ook leuk voor de kinderen om te krijgen. Zorg dat de werving van de club op orde is. Zet ook geregeld een nieuwe Superstar training op.

Als derde moeten de trainingen goed verzorgd zijn. Het is niet zo dat als je maar een eredivisiespeler training laat geven je automatisch kampioenen krijgt. Techniek overbrengen vergt meer dan zelf een balletje te kunnen slaan. geduld en veel 1 op 1 aandacht is belangrijk, wat vaak ontbreekt bij trainers. Ook zijn dat vaak de trainers waarvan het pure broodwinning is. Het is dan ook de kunst trainingen te mixen, waardoor kinderen ook met senioren trainen. Zo ontstaat er een chemie tussen generaties en leren de kinderen tegelijkertijd beter tafeltennissen. Vaak wordt het trainersdiploma ook overschat. Het is een leuke aanvulling in mijn optiek.

Als vierde, Als je als club spelers betaald, laat ze dan ook een actieve bijdrage leveren aan de club en leg dit vast in een contract. Laat ze bijvoorbeeld meetrainen met de jeugd of hoe gek het ook klinkt meehelpen met de schoonmaak. Leden krijgen dan respect voor de speler en komen dan wellicht ook eens kijken naar het 1e team. Dit zorgt weer voor meer bezoekers. Vaak is het toch uitgestorven in de zalen bij eredivisie. Leden denken toch indirect mijn contributie is hoger door dat hij of zij veel geld verdient bij de club.

Als vijfde, maar eigenlijk het belangrijkste, maak een meerjarenplan en beschrijf dit in de jaarstukken. Onderbouw dit met goede financiële reserveringen, dus niet alleen afschrijven. Dit boekhoudkundige afschrijven wordt nog weleens verward met reserveren. Beide is dus noodzakelijk zodat je als tafels aan vervanging toe zijn deze ook gekocht kunnen worden. Noodzaak is hierbij dat reserveringen uit zekere inkomsten komen en niet uit incidentele of structurele onzekere. Soms zie je bij clubs met veel vrijwilligers en sponsoren dat die inkomsten meegenomen worden in de begroting. Als dit dan wegvalt heeft de club een probleem. De club leeft op te grote voet en heeft vaak ook te dure trainers en spelers. Wil je dure spelers voor je eerste team, geen probleem, maar voeg dit in een aparte stichting toe. Rubbers, trainingspakken reiskosten etc. moeten niet worden bekostigd uit gemeenschapsgeld. Verder is het belangrijk de boekhouding te laten voeren door een extern bedrijf of boekhouder met verstand van verenigingen. Deze kunnen dan ook een neutraal advies geven en hebben geen eigen belang of prioriteiten binnen de club.

Red je het nou niet met je bestaande inkomsten, ga dan op zoek naar extra inkomsten. Richt bijvoorbeeld een dartclubje op die bij je in het pand komt darten, of een hardloopclub. Wellicht vinden die mensen het ook leuk om te tafeltennissen. Daarnaast wordt bij de dartsport graag een biertje gedronken. Laat dit wel losstaan van de tafeltennisclub qua contributie en regel wie wanneer het pand ter beschikking heeft en zorg dat wel tafeltennis de corebusiness blijft. Je wil geen conflicten tussen leden van de dart of hardloopclub en tafeltennisclub.

Je ziet vaak clubs verdwijnen of aan het infuus van de gemeente gaan. Als ze mazzel hebben worden ze uitgekocht door de gemeente omdat het pand in verval raakt. Hiervan zijn natuurlijk voorbeelden geweest, welke ik niet ga noemen uiteraard, het is vaak toch een pijnlijk onderwerp.

Wat is het onderliggend probleem? De punten die ik hier schets zullen niet alleen in tafeltennis voorkomen. Nee, het probleem is dat er vaak mensen in een bestuur komen die geen kaas gegeten hebben van wat ze doen. Kortom vaak een groep die normaal in het dagelijks leven geen affiniteit heeft met hetgeen ze bij de club doen. Daarbij als er een bestuurslid aftreedt en er is geen vervanger staat de vacature lang open en wordt er uiteindelijk gekozen voor iemand die het wil doen, zonder de juiste kwaliteit. Er zijn natuurlijk ook veel mensen die wel op de juiste plek zitten, maar die lopen vaak tegen een muur van bureaucratie bij overige bestuursleden. Bij mixen van besturen botsen vaak de nieuwe generaties met de ouwe garde, waardoor de nieuwe generatie eigenlijk een beleid uitvoert van oude bestuursleden die toch vaak een visie hebben die achterhaald is. Een maximum aantal jaren bestuurslid zijn, is dan ook een noodzaak.

Vaak zijn bestuursleden  bezig met hun eigen belang i.p.v. gezamelijk een plan opzetten en alle neuzen 1 kant op. Maak voor dat een bestuurslid toetreedt wat de visie is en welke kant je op wil als club. Dit voorkomt teleurstellingen.

Uiteraard zullen er mensen / clubs zijn die zich hierin niet herkennen. Mensen en clubs die zich wel herkennen kunnen hier wellicht iets uithalen.

Wilt u ook een column schrijven? Mail dan naar info@ttnieuws.nl